Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales de los Usuarios de la plataforma es:

• Nombre: Trofyx
• Correo para asuntos de datos personales: trofyx.director@gmail.com

En esta política, "Trofyx", "nosotros" o "la Plataforma" se refiere a dicho responsable; "Usuario" es la persona natural o jurídica que contrata el Servicio; y "Contactos" son las personas que escriben o reciben mensajes del Usuario a través de la Plataforma (clientes, prospectos o leads del Usuario).

2. Nuestro rol frente a los datos

Trofyx actúa con dos roles distintos según el tipo de dato:

Esto significa que, respecto de los datos de los Contactos, Trofyx los trata únicamente para prestar el Servicio contratado y siguiendo las instrucciones del Usuario, sin usarlos para fines propios de marketing ni venderlos a terceros.

3. Datos personales que tratamos

Datos del Usuario:

• Datos de identificación y contacto: nombre, empresa, correo electrónico, teléfono.
• Datos de facturación y pago (los pagos se procesan a través de pasarelas de pago de terceros; Trofyx no almacena números completos de tarjetas).
• Datos de uso y técnicos: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, registros de acceso y actividad dentro de la cuenta.
• Comunicaciones con nuestro soporte.

Datos de los visitantes de trofyx.com (solo si aceptan las cookies de medición):

• Identificadores de cookies de Meta, dirección IP, navegador, páginas visitadas y acciones en el sitio (clics en WhatsApp o en agendar una demo, registro y paso al pago). Ver la sección 12.

Datos de los Contactos (tratados por cuenta del Usuario):

• Número de teléfono / identificador de WhatsApp y nombre de perfil.
• Contenido de los mensajes, archivos, imágenes, audios y demás información enviada o recibida en las conversaciones.
• Datos que el Usuario o la IA registren sobre el Contacto: etapa del embudo, calificación del lead, etiquetas, notas, citas agendadas.

4. Finalidades del tratamiento

Tratamos los datos para las siguientes finalidades:

• Crear y administrar la cuenta del Usuario y prestar el Servicio contratado.
• Conectar el número de WhatsApp Business del Usuario a la API oficial de Meta y gestionar el envío y recepción de mensajes.
• Operar las funciones de CRM: inbox, embudos, etiquetas, automatizaciones, agendamiento y, en los planes que la incluyen, inteligencia artificial.
• Facturar, cobrar y gestionar renovaciones y cancelaciones.
• Brindar soporte técnico y atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos.
• Garantizar la seguridad de la plataforma, prevenir fraude y abuso, y cumplir las políticas de Meta para WhatsApp Business.
• Mejorar el funcionamiento del Servicio mediante análisis de uso, preferiblemente con datos agregados o anonimizados.
• Con su autorización, medir la efectividad de nuestros anuncios en Meta (Facebook e Instagram) y mostrar anuncios de Trofyx a personas interesadas en el Servicio.
• Enviar comunicaciones operativas (avisos de servicio, cambios en términos, facturación) y, con su autorización, comunicaciones comerciales sobre Trofyx, de las cuales podrá darse de baja en cualquier momento.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades competentes.

5. Uso de inteligencia artificial

En los planes que incluyen funciones de inteligencia artificial, el contenido de las conversaciones y la base de conocimiento que el Usuario carga se procesan mediante modelos de IA, incluidos modelos provistos por terceros, con el fin de generar respuestas, calificar leads y sugerir o ejecutar acciones dentro del embudo.

Las respuestas y calificaciones generadas por IA son automatizadas y pueden contener errores. El Usuario es responsable de revisar y supervisar su uso, según lo descrito en los Términos y Condiciones. Los planes sin IA no envían el contenido de las conversaciones a modelos de inteligencia artificial.

6. Terceros, proveedores y transferencias

Para prestar el Servicio, compartimos o permitimos el acceso a datos con proveedores que actúan como encargados o aliados tecnológicos, entre ellos:

• Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business API): necesario para enviar y recibir mensajes. Meta trata los datos conforme a sus propias políticas de privacidad.
• Meta Platforms (Pixel de Meta y API de Conversiones): solo si el visitante acepta las cookies de medición, para medir y optimizar nuestros anuncios. Ver la sección 12.
• Proveedores de infraestructura en la nube y almacenamiento.
• Proveedores de modelos de inteligencia artificial (solo en planes con IA).
• Pasarelas y procesadores de pago.
• Herramientas de correo, soporte y analítica.
• Integraciones que el propio Usuario active (por ejemplo, otro CRM, calendario o herramienta externa); en ese caso el Usuario decide qué datos se comparten.
• Autoridades cuando exista requerimiento legal o judicial.

Algunos de estos proveedores pueden estar ubicados o almacenar datos fuera de Colombia. Cuando esto ocurra, realizaremos la transferencia o transmisión internacional con proveedores que ofrezcan niveles adecuados de protección o bajo las condiciones previstas por la ley colombiana. No vendemos datos personales.

7. Derechos de los titulares

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, todo titular de datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, o cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

8. Cómo ejercer sus derechos

Si usted es Usuario de Trofyx, puede ejercer sus derechos escribiendo al correo indicado en la sección 1, identificándose y describiendo su solicitud. Responderemos las consultas en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un máximo de 15 días hábiles contados desde su recepción; si no es posible cumplir ese plazo, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no podrá exceder los 5 y 8 días hábiles adicionales respectivamente, conforme a la ley.

Si usted es Contacto de un Usuario (es decir, escribió a una empresa que usa Trofyx), la empresa con la que habló es la responsable de sus datos y a ella debe dirigir primero su solicitud. Si nos escribe a nosotros, trasladaremos su solicitud al Usuario correspondiente cuando sea posible identificarlo.

Si considera que no hemos atendido adecuadamente su solicitud, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).

9. Obligaciones del Usuario frente a sus contactos

Al usar la Plataforma, el Usuario declara y se compromete a que:

• Cuenta con la base legal y la autorización previa, expresa e informada de sus Contactos para tratar sus datos personales y comunicarse con ellos por WhatsApp, incluido su tratamiento mediante herramientas de IA cuando aplique.
• Ha informado a sus Contactos sobre sus propias políticas de tratamiento de datos y sobre el uso de sistemas automatizados en la conversación.
• Atenderá las solicitudes de sus Contactos (acceso, rectificación, supresión, no recibir más mensajes) y respetará las políticas de Meta sobre consentimiento (opt-in) y baja (opt-out).
• No cargará datos sensibles ni de menores de edad sin la autorización exigida por la ley.

10. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, alteración o uso indebido, incluyendo control de acceso, conexiones cifradas y copias de respaldo. Sin embargo, ningún sistema es completamente infalible; en caso de un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo gestionaremos conforme a la ley y, cuando corresponda, lo reportaremos a la SIC y a los afectados. Los límites de responsabilidad aplicables al Servicio se describen en los Términos y Condiciones.

11. Conservación, exportación y eliminación

• Conservamos los datos mientras la suscripción esté activa y por el tiempo adicional necesario para cumplir obligaciones legales, contables o resolver controversias.
• El Usuario puede exportar el Contenido de su cuenta únicamente mientras su suscripción esté vigente. Es responsabilidad del Usuario descargar su información antes de cancelar o de que termine el periodo pagado.
• Una vez terminada o cancelada la suscripción, no existe plazo adicional para exportar: el acceso a la cuenta se cierra y el Contenido del Usuario (conversaciones, contactos, embudos, configuraciones y demás información) se elimina definitivamente y no podrá ser recuperado.
• Al cancelar, el número de WhatsApp Business del Usuario se desvincula de la Plataforma y queda libre para su uso. La cuenta como tal permanece bajo la titularidad de Trofyx y queda sujeta a los Términos y Condiciones.
• Trofyx podrá conservar únicamente los datos que deba mantener por obligación legal, contable o tributaria (por ejemplo, registros de facturación y pagos) y los necesarios para atender o defenderse de reclamaciones, durante el tiempo que la ley exija.
• Las copias de respaldo pueden conservar datos por un periodo limitado antes de su eliminación completa.

12. Cookies y tecnologías similares

El sitio y la aplicación usan cookies y tecnologías similares para mantener la sesión iniciada, recordar preferencias, medir el uso y mejorar el Servicio:

Si acepta, además de las cookies enviamos a Meta desde nuestro servidor (API de Conversiones) esos mismos eventos, con su dirección IP y navegador. Si se registra, también enviamos su correo, teléfono, nombre y un identificador de su cuenta cifrados de forma irreversible (SHA-256), para que Meta pueda asociar el registro y la confirmación del pago sin recibir esos datos en claro. Meta trata esta información conforme a sus propias políticas.

Si rechaza, no se carga el Pixel ni se envía información a Meta. Puede cambiar su decisión en cualquier momento: Cambiar preferencias de cookies. También puede bloquear o eliminar cookies desde su navegador, aunque algunas funciones podrían dejar de operar correctamente.

13. Menores de edad y datos sensibles

Trofyx es un servicio dirigido a empresas y personas mayores de edad; no está diseñado para ser contratado por menores. Tampoco solicitamos de forma deliberada datos sensibles (salud, origen racial, orientación sexual, datos biométricos, entre otros). Si un Contacto comparte voluntariamente este tipo de información en una conversación, su tratamiento es responsabilidad del Usuario, quien debe contar con la autorización reforzada que exige la ley. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

14. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales o del Servicio. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y, si los cambios son sustanciales, lo informaremos por los canales de contacto registrados por el Usuario.

15. Contacto

Para consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con datos personales, escríbanos a trofyx.director@gmail.com o por los canales oficiales publicados en trofyx.com.